Co to jest biała lista podatników VAT

1 września 2019 r. zaczął działać wykaz informacji o podatnikach VAT, który ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów. Wykaz zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników: zarejestrowanych niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Biała lista umożliwia ci:

• sprawdzenie czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
• jeśli twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, poznanie podstawy prawnej tych decyzji,
• potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

Gdzie znaleźć białą listę podatników VAT

Lista jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (dalej „szef KAS”) Znajdziesz ją na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Nie musisz nic robić, aby dane twojej firmy znalazły się na liście. Wszystkie potrzebne informacje szef KAS pobierze z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli te informacje będą niepoprawne, będziesz mógł wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Jak przeszukiwać białą listę podatników VAT

Informacje zamieszczone w wykazie możesz wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. Jeśli wpiszesz tylko fragment tej nazwy, system pokaże pasujące wyniki, spośród których wybierzesz właściwą firmę.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce, w polu „nazwa podmiotu” podaj imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Pytając o dane wskazujesz dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. W odpowiedzi otrzymasz potwierdzenie danych wyszukiwanej firmy. Będzie na nim również unikalny identyfikator przypisany do twojego wyszukiwania. To potwierdzenie możesz wydrukować.

Zakres informacji o podatnikach 

W wykazie znajdziesz:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
• status podmiotu:
  • w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
  • zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
• numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• numery rachunków bankowych lub rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Rachunki firm na białej liście podatników VAT

Z punktu widzenia przedsiębiorcy, najistotniejsze będzie publikowanie na liście numerów firmowych rachunków bankowych.

Rachunki, które się na niej znajdą, zostaną pobrane z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR (tj. system teleinformatyczny izby rozliczeniowej, który umożliwia szefowi KAS analizę i przekazywanie informacji w celu zapobiegania wyłudzeniom skarbowym). Twój rachunek powinien zostać zgłoszony do STIR przez bank, który go prowadzi.

Będą to te same numery rachunków, które podałeś przy zakładaniu firmy w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo w CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Jeśli numery rachunków, z których korzysta twoja firma, zmieniły się od czasu jej założenia, powinieneś zaktualizować te informacje w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) lub w CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Jeśli nie możesz znaleźć swojego firmowego rachunku bankowego w wykazie, sprawdź czy:

• zgłosiłeś ten rachunek w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) lub w CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej),
• twój bank przekazał numer twojego rachunku do STIR. 

Pamiętaj, że w wykazie nie znajdą się prywatne rachunki bankowe tzw. RORy, które przedsiębiorcy czasami wykorzystują do działalności gospodarczej. Nie są to rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli w swojej firmie używasz takiego rachunku, twój kontrahent nie odnajdzie go w wykazie. To z kolei może zniechęcić go do współpracy z tobą – jeżeli zapłaci ci na prywatny rachunek (nie występujący w wykazie) narazi się na sankcje.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy podatników VAT

Od 1 stycznia 2020 r., jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek bankowy, niż podany w wykazie:

• nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej płatność przekracza kwotę 15 tys. zł. Nie będzie przy tym miała znaczenia liczba transakcji, na jaką podzielisz płatność wynikającą z jednej faktury,
• będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji. 

Będziesz mógł uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Dane podatników będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

Do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny, niż podany w wykazie, nie są obciążone sankcjami.

O czym trzeba pamiętać

• Sprawdź swojego kontrahenta na białej liście podatników VAT prowadzonej przez szefa KAS. W szczególności dotyczy to firm, z którymi wcześniej nie współpracowałeś. W ten sposób dowiesz się czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
• W dniu planowanej zapłaty za usługę czy towar sprawdź czy numer rachunku bankowego podany na fakturze jest taki sam jak numer rachunku na białej liście podatników VAT. Jeśli rachunek nie jest taki sam, powinieneś to wyjaśnić ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności.
• Jeśli przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł, sprawdź na białej liście podatników VAT czy numery rachunków twojej firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe. Brak lub błędny rachunek naraża na sankcje twoich kontrahentów, którzy będą płacić ci za towary lub usługi po 31 grudnia 2019 r.